להלן המאמר בגרסתו הראשונה כפי שפורסם באתר "מנהיגים ברשת":
"כתיבת תיאור תפקיד עבור רכז/ת מקצוע בבית ספר"
מאת: עינת גרוס-ברונר
תהליכי מיסוד ארגוני נובעים מתהליכי גידול ארגוני ומצורך בחלוקת תפקידים ואחריות בין חברי הארגון. בארגונים קטנים, לרוב חלוקת התפקידים היא א-פורמאלית ונעשית באופן ישיר ובעל פה עם זאת, ככל שהארגונים גדלים יש צורך ביצירת תהליכים, אשר יגדירו את חלוקת התפקידים. כתיבת תיאורי תפקיד היא אחד מתהליכים אלה. לאחרונה מתפתחת מגמה בה יותר ויותר בתי ספר מבקשים לכתוב תיאורי תפקיד עבור רכז/ת המקצוע, מנהלת הקו הראשון בבית הספר.

מהסתכלות בנעשה בשטח, ניתן לראות, כי חלק ניכר מבתי ספר לא התייחסו כלל לתיאור תפקיד הרכז באופן מובנה ופורמלי. במיעוט של בתי ספר נעשו ניסיונות להוציא מסמך המתעד את תפקיד הרכז.
 ניסיונות אלו אינם מגובשים דיים ממספר סיבות: התיאורים ארוכים מאוד, יש חזרתיות רבה, נעשה ערבוב בין סוגי תפקידים, קיים חוסר התייחסות לצד הויזואלי של המסמך ועוד.

מאמר זה מציג דוגמה לתיאור לתפקיד רכז/ת המקצוע בבתי ספר, וכן מדגים תהליך סדנאי, שנבנה בעידוד האוניברסיטה הפתוחה, להפקת התוצר. באופן כללי ניתן לומר כי תהליך אפקטיבי לבניית תיאור תפקיד מתחיל מחזון הארגון, עונה על הצרכים שהביאו לכתיבת המסמך, ומכיל את ציפיות בעלי העניין מהתפקיד.

גזירת התפקיד מחזון ארגוני
החזון הארגוני מציג תמונה עתידית רצויה של הארגון. החזון הארגוני הוא שילוב של ערכים מרכזיים וייעוד ארגוני.
ייעוד ארגוני – מגדיר את הסיבה הפורמאלית לקיום הארגון. הערך המוסף שהארגון רוצה להעניק לעולם. בארגונים אפקטיביים הייעוד מנוסח בקצרה ובחדות, לפעמים אף במילה או שתיים.  למשל:
  • עלית: "רגע מתוק" אנו פה בשביל להעניק רגע מתוק גם בטעם, גם בחוויה גם ביחסים.
  • שדולת הנשים: "אל תשתני, תשני" אל תנסי להשתנות ולהיות גברית יותר כדי לזכות בהזדמנות שווה, אלא תשני את הסביבה שלך כך שתקבל אותך כאדם שלם.
  • עזתה (חבל עזה)- בית ספר ממלכתי דתי - "דת ודעת".
  • מקיף א' אשדוד: "בית וספר"- שיפור הישגים וטיפוח האדם כתלמיד ובניית תפיסה של חוויה בבית ספר.
  • מקיף ט' אשדוד: "שיפור זה כל הסיפור"- להגיע להישג, בקלילות.
ערכים מרכזיים – הערכים הם אבני היסוד בתרבות הארגונית. ערכים אלו באים לידי ביטוי במושגים כגון: שיתוף פעולה, ביזור והעצמה, אחריות ותוצאות, תקשורת פתוחה וזרימה חופשית של מידע, חדשנות ויוזמה, מיקוד ותעדוף, ותחושה של דחיפות. למשל: סדר וארגון במקיף ט אשדוד, שירות בחברת החשמל ועוד.
תפקיד רכז המקצוע בבית הספר צריך אף הוא לקדם את המטרות הארגוניות. הוא צריך לתרום לאפקטיביות הארגונית, לתוצאות הארגוניות. לכן מוצע לבחון ולהבהיר את החזון הארגוני והמטרות הארגוניות (או של היחידה הארגונית), לפני גזירת תיאור התפקיד.
לאחר כתיבת תיאור התפקיד כדאי לבדוק אם הוא מתייחס למרכיבי החזון הארגוני, למשל בבית ספר ששם למטרה לטפח את ההישגיות ותחושת הביתיות, האם תפקיד הרכזת מתייחס גם ליצירת תחושה של בית בנוסף ליצירת הישגים לימודיים? בבית ספר שרוצה להפוך את שיפור ההישגים למשהו שכל תלמיד יכול להגיע אליו –  האם תפקיד הרכז כולל גם דרכים ליצור תחושה של מסוגלות בשיפור הישגים, וכד'.
 
צרכים בעיות ואתגרים שהביאו לכתיבת תיאור התפקיד
מוצע שכתיבת תיאור תפקיד תיעשה במסגרת הכוללת עבודה משותפת של בעלי התפקידים בתחום, למשל כל רכזי בית-הספר. רצוי לעדכן את תיאור התפקיד בהתאם להתפתחויות, שינויים בבית הספר, והצרכים הארגוניים. כדאי לשאול את האנשים מדוע הם רוצים כתיבה של תיאור תפקיד, מה תיאור התפקיד אמור לפתור ולשפר.
בבתי ספר רבים הסיבה העיקרית לרצון לדון בתפיסת תפקיד רכז המקצוע היא אירוע מהסוג הבא, החוזר על עצמו בגוונים שונים: "ביקשתי מהמורות להביא לישיבה שאלות שכתבו להרכבת המבחן. אף אחת לא כתבה שאלות. כששאלתי למה, הן השיבו שזהו תפקיד הרכז". בהרבה בתי ספר יש תחושה, שמאז שיש משקל ומשמעות לתפקיד רכז צוות המקצוע, הרכז הפך לרכז ו..לצוות כולו.
 
סיבות שעלו לכתיבת תיאור תפקיד
  • להבהיר למנהלים , במיוחד חדשים, מה לעשות ואיך.
  • לצייר גבולות של מה כלול בתפקיד ומה אינו כלול בתפקיד.
  • להפחית עמימות תפקידית ולחץ.
  • להקל על איתור האנשים המתאימים למילוי התפקיד.
  • לאפשר מדידת ביצוע, הערכה, ומשוב.
  • לאפשר מיפוי מומחיות בארגון.
 
לאחר כתיבת תיאור התפקיד יש לוודא, שאמנם תיאור התפקיד עונה על הצרכים שצוינו בארגון כמניעים לכתיבת תיאור התפקיד.
 
ציפיות בעלי העניין מהתפקיד
תפקיד מוגדר כדפוסי ההתנהגות המצופים מאדם הממלא עמדה מסוימת במבנה הארגוני.
בתיאוריות המסורתיות (וובר, טילור, פיול וכד') הייתה ציפייה, שלא חשוב מי האדם שייכנס לתפקיד, הוא יתנהל לפי הכתוב. "התפקיד עושה את האדם". הניהול היה על-פי ציפיות התפקיד הפורמליות, הכתובות. גישות אלו התעלמו ולא ניהלו את הציפיות הבלתי פורמליות מהתפקיד וכתוצאה מכך הביצוע נפגע.
תיאוריות מאוחרות יותר מתייחסות גם לבעלי העניין השונים. בעל עניין הוא כל אדם המשפיע או מושפע מהתפקיד. לבעלי עניין ציפיות תפקיד לא פורמליות. ציפיות אלו לעיתים אינן מודעות, ונובעות מהחוזה הפסיכולוגי עם בעל\ת התפקיד. בנוסף, בעלת התפקיד יוזמת ומגדירה באופן אישי חלקים מהתפקיד, בהתאם להעדפותיה ואישיותה. לכן בכתיבת תיאור תפקיד מומלץ לבדוק ציפיות בעלי העניין השונים מהתפקיד ולהכלילם בתיאור התפקיד.
בעלי עניין בבתי ספר למשל הם מורי הצוות, רכזים עמיתים, מנהלת בית-הספר, משרד החינוך,רכזת פדגוגית, מנהלי שכבות, תלמידים, הורים, ועד הורים ועוד. ניתן לגשת אל בעלי העניין ולשאול מה הם מצפים ממרכזת המקצוע, או לבדוק ציפיות באמצעות משחק תפקידים. ניתן לשאול אותם מה הם מצפים ממך. איזה שיתוף פעולה הם מעונינים למסד. ומה הם יכולים לתת לך. 
בהמשך תבנית מוצעת לכתיבת תפקיד הרכז. ביציקת התכנים הפדגוגיים נעזרתי ברכזי בית ספר מקיף יהוד, תוכנית בצוותא, בית ספר רבין בתל-מונד, ותיכון אוסטרובסקי ברעננה.

תיאור תפקיד רכז/ת המקצוע – דוגמה
רכז המקצוע מדווח ל: מנהל ביה"ס

תיאור תמציתי של התפקיד
רכזי המקצוע הם חברי צוות ההנהלה הבכירה והמובילה בבית ספר. הם מהווים חוליה מקשרת בין הנהלת בית ספר למורים, ואחראים על התחום הפדגוגי והארגוני בתחום הדעת אותו הם מרכזים. הם אחראים לקידום תדמית בית ספר ולשיווקו באמצעים מגוונים.
 
תחומי אחריות ותפקיד עיקריים:
  • ניהול צוות- יצירת שיתוף פעולה בין חברי הצוות
  • ניהול פדגוגי- אחריות על העלאת הישגי התלמידים בתחום הדעת
  • ניהול החדשנות העדכניות והרלוונטיות בחומרי הלמידה
  • פיתוח אינטליגנציה רגשית של התלמידים
  • חברות בצוות הנהלה
  • הוראת תלמידים בתחום הדעת.
משימות הנגזרות מהתפקידים
  • ניהול צוות – זימון ישיבות, קביעת סדר יום לישיבה, חלוקת תפקידים, ניהול אווירה ותקשורת באמצעות דפי קשר טלפוניים ואלקטרוניים, עידוד ביטוי של חברי הצוות השונים, ניהול תיק פרוטוקולים, בניית תוכנית עבודה שנתית לצוות, קביעת נוהלי עבודה ועקרונות עבודה.
  • ניהול פדגוגי – תחזוק תיק ידע של הצוות ובו מערכי למידה, הנחיית מורים, בקרת מורים, קביעת לוח זמנים לעמידה בחומרי הלימוד, שמירה על אחידות החומר הנלמד והקצב בכיתות מקבילות, בניית טופסי מחוון לבדיקת מטלות, טיפול בערעורים ופרסום קריטריונים לקבלה למקצועות בחירה.
  • ניהול החדשנות העדכניות והרלוונטיות בחומרי הלמידה- בדיקת צרכים עכשוויים באמצעות סקרים בקרב תלמידים הורים וניתוח סביבה רחבה, השוואה לבתי ספר אחרים, השתלמות אישית ולמידה מתמדת.
  • פיתוח אינטליגנציה רגשית של התלמידים- מתן אפשרות להתנהלות אוטונומית ויוזמה של תלמידים לפחות ב-10% מהחומר הנלמד או מבחינת זמן, הקשבה לתלמידים באמצעות שעות קבלה, ודואר אלקטרוני.
  • חברות בצוות הנהלה- השתתפות בישיבות הנהלה שזומן אליהם, השתתפות בפרויקטים ייחודיים, שיווק בית ספר בכנסים השתלמויות הורים ותלמידים.
  • הוראת תלמידים בתחום הדעת.
כישורים וניסיון נדרש
  • השכלה  רלוונטית
  • ידע ומיומנויות למידה
  • יכולת ניהול אנשים ופתרון בעיות
  • תקשורת בינ-אישית טובה
  • מורה ברמה טובה ועד מצוינת
  • יכולת למידה וסקרנות
  • מוכנות גבוהה להקדיש ולתרום לקידום בית ספר
  • יכולת ארגון וניהול זמן
  • ניסיון של 5 שנים לפחות בהוראה בתחום
  • ייצוגיות-הופעה מסודרת ותקשורתיות
  • תעודת הוראה ותואר ראשון
  • יכולת עבודה בסביבה מתוקשבת
 
מומלץ לרכזי מקצוע להתאים עקרונות אלו לסביבה הבית ספרית הספציפית. במידה וקיים תיאור תפקיד רכז בבית ספר מומלץ לשלב בין השניים. בתיאור תפקיד כדאי להשקיע מחשבה בתחומי תפקיד עיקריים, לגזור מכל תחום תפקיד משימות, ולבסוף לגזור מכל תחום תפקיד ומשימותיו את הכישורים הנדרשים. בהצלחה!!!
בכתיבת מאמר זה נעזרתי במקורות הבאים
http://www.leadersnet. co.il/    
  • קולינס ג. (1994) "לנצח נבנו", פקר
  • Anonymous (2002), "Sample Job Description: HR Manager", http://www.workforce .com/
  • Holloway P. (2000), "Is it time for a new look of Job Description?",
        http://www.workforce .com/

רוצה להישאר מעודכן בנושא מנהיגות? רק צריך למלא את פרטיך בטופס שלמטה ועידכונים שוטפים בדרך אליך!

איך מניעים אנשים? 
ריאיון עם מנהלת:
"כשאני  מספרת לצוות המזכירות הצעיר שלי לאן צריך להגיע, הן.... מתמלאות בייאוש.
אני מניעה אותן לפעולה באמצעות תמיכה וחניכה. אני מלמדת אותם בכל מקום בו הן נעצרות או מאיטות ואני מכילה אותן בכל מקום בו הן מתבאסות"
טיפ: בעת כניסה לתפקיד חדש, מומלץ להציג את עברך, בצורה המדגימה את ערכיך. לדוגמה, נניח שהערך להטמעה מבחינתך הוא שיתוף פעולה. כדאי להציג דוגמה בה היה שיתוף פעולה. כך גם לגבי ערכים כמו עמידה בחזית הטכנולוגית, יצירתיות, קיימות, שיוויון הזדמנויות ועוד .

טיפ: לאחר תהליך של מיון, דחית מועמדים? יש לך הזדמנות, לרכך עבורם את הידיעה ולתרום לחיזוק הקשר שלהם עם הארגון באמצעות מכתב מהסוג הבא:

למר YYYY היקר,

אנחנו מודים לך על פנייתך לתפקיד XXXX בארגון MMMM.
התרגשנו לקבל פניות רבות של מועמדים, שגם הם כמוך, הרשימו אותנו בהישגיהם, ביכולת, ניסיון העשיר, רגישות ונדיבות חברתית.
לאחר עיון רב והפעלת מערכת סינון מדויקת של המועמדים, ועדת ההכרעה של שם ארגון בחרה את המנהלת (שם התפקיד) המיועדת אשר תתחיל בקרוב את תפקידה.
אנו מקווים ומאמינים שיחד אתה נוכל לממש את פוטנציאל MMM(שם הארגון )וחזון (לדוגמה: לסייע לכמה שיותר משפחות וילדים להתמודד טוב יותר עם ....).
אנו מלאי הערכה מרצונך לקחת חלק במילוי המשימה החשובה הזאת  ונשמח להזמין אותך להצטרף לחוג ידידי MMM(שם הארגון....) המוקם בימים אלה, במידה והנך מעוניין להצטרף.

תודה מקרב לב.
שם פרטי ומשפחה               
שם ארגון
לכתוב מוצרים ושירותים
כתובת
טלפון
לינק לאתר